要点
- 再来院案内は効果や必要回数を保証せず、本人が相談や停止を選べる文面にします。
- AIは文案作成に使い、配信対象、健康情報の含有、送信時期、頻度、停止希望を人が確認します。
- 返信の有無を同意とみなさず、案内の反応と苦情・停止・誤配信をあわせて記録します。
一度利用してくれた人へ、次の案内を送りたい。しかし、しつこい営業にならないか、身体の状態に踏み込む文章にならないか、不安に感じる整体院もあるでしょう。
富士市の整体院がAIで再来院の案内を作るときは、効果や必要な通院回数を約束するのではなく、本人が希望するときに相談・予約しやすい情報を届けることを基本にします。
結論は、送ってよい相手と内容を人が決め、AIには個人情報を含まない文案を作らせることです。本文は院内の文章運用を扱うもので、来院の医学的必要性や適切な施術間隔を判断しません。文例は架空のものです。
予約の連絡と、再来院を促す配信を分ける
すでに確定している予約日時を伝えることと、まだ予約していない人へ案内を送ることでは目的が違います。予約時に電話番号を受け取ったからといって、販促連絡にも自由に使えると考えないようにします。
配信目的、希望する連絡方法、停止の方法を確認し、必要な同意や媒体のルールを点検します。LINEの友だち追加だけで、あらゆる情報の利用や配信が認められるわけではありません。SMSについても同様に、送信条件を確認します。
連絡先の管理と、文章を作るAIは分けられます。名前や症状をAIへ渡さなくても、一般的な案内の下書きは作成できます。
販促配信には表示義務と同意管理がある
再来院の案内が予約確認ではなく販促目的を含む場合、原則として事前の同意（オプトイン）が必要です。同意を得て配信する場合も、送信者（院）の名称、受信拒否ができる旨とその通知先、苦情・問い合わせを受け付ける連絡先などの表示が必要です。
配信停止の希望を受けた後は、その意思に反して送信を続けないことが必須です。停止希望がシステムへ適切に反映される仕組みと、反映までの猶予期間の運用も事前に確認します。
LINE公式アカウント、SMS配信サービス、予約システムなど、使う媒体によって適用される規制や規約は異なります。販促配信を始める前に、利用するサービスの規約を確認し、必要であれば専門家に相談することを、AIに文案を作らせる前の前提にしてください。
来院間隔はAIに作らせない
「二週間後に原則として来てください」「あと三回で改善します」という文章を、AIがもっともらしく作る場合があります。しかし、売上目標や空き枠から、個別の必要性や回数を決めてはいけません。
来院間隔の目安を案内する場合は、担当者が本人の希望や状況を踏まえて確認した内容を使います。目安は効果保証ではなく、変更を相談できる案内として伝えます。
確認済みの目安がないなら、「ご希望の際はご相談ください」で十分です。全員へ同じ間隔を一斉にすすめる文章を、AIで自動生成しないようにします。
文例1：来院後のお礼を中心にする
先日はご利用いただき、ありがとうございました。受付やご案内について分からなかった点がありましたら、［個別窓口］へお知らせください。今後のご利用をご希望の際は、予約方法をご案内します。配信停止をご希望の場合は［停止方法］をご確認ください。
相手に再来院を義務づけず、問い合わせの入口を示しています。送信前に、実際の窓口と停止方法へ置き換えます。身体の変化を尋ねる目的がある場合は、販促と一緒にせず、情報の扱いを確認した個別対応として整理します。
「前回の肩の痛みはいかがですか」といった通知は、家族や同僚に画面を見られると健康情報が伝わる場合があります。必要がなければ本文に症状を入れないことが大切です。
文例2：本人と確認した目安がある場合
先日ご相談した次回の目安について、ご希望がありましたら日程をご相談ください。ご都合に合わせて変更できます。ご予約は［受付方法］から承ります。体調に不安がある場合は、無理に予約せず、必要に応じて医療機関など適切な相談先へご相談ください。
この文例は、実際に本人と次回について話し合った場合に限って使います。相談していない相手へ送ると、決まっていた約束のように感じさせます。
具体的な日付を入れる場合も、予約が確定したのか、候補日なのかを区別してください。空き状況が変わるなら、返信しただけで枠が確保されるような表現にしません。
文例3：営業日や受付方法の案内を送る
［院名］から営業日のご案内です。［確認済みの日程］は通常と受付時間が異なります。ご利用をご希望の際は、最新の受付状況をご確認ください。ご予約を急いでいただく必要はありません。配信停止は［方法］から受け付けます。
再来院のきっかけを、値引きや効果の強調に限定する必要はありません。営業日、予約の変更方法、問い合わせ先など、必要な人の判断を助ける情報があります。
「放置すると悪化する」「今来ないと手遅れ」と不安をあおる言葉や、根拠のない「残り一枠」を使わないでください。本人が利用しない選択もできる案内にします。
AIに三つの案を作らせる指示文
整体院の再来院案内の下書きを3案作ってください。
用途：[お礼／確認済みの次回目安／営業案内]
確定情報：[ ]
予約方法と配信停止方法：[ ]
個人名、連絡先、症状、病歴は入力しません。
来院回数・間隔・効果・改善時期を新たに決めない。
不安や罪悪感をあおらず、利用は本人の希望に沿うことを伝える。
未確認の空き枠や予約確定を追加しない。
各案の後に、人が確認する条件を示してください。文体を柔らかくしても、内容が強制的なままでは意味がありません。「ぜひ続けないと元に戻ります」といった表現が残っていないか、文章全体を読み直します。
具体例2：一度相談した人から、次回の案内を希望された場合
架空のケースとして、来院時に「次の予約は決めず、必要になったら自分から連絡したい」と本人が希望を伝えたとします。スタッフは、その意思を予約記録へ残し、本人が希望していない販促メッセージを自動で送らない運用にします。別の人には、来院時に次回の時期について説明したとしても、その内容をすべての顧客への一律配信に転用しません。
もし本人から案内希望があり、院で定めた配信条件を満たす場合でも、メッセージは「ご希望があれば予約方法をご確認ください」といった中立的な案内に留め、施術効果、回数、医学的に必要な間隔をAIに決めさせません。販促メールに該当する配信では、消費者庁の特定電子メール法の説明を参照し、同意や送信停止の運用を確認してください。消費者庁「特定電子メール法」
この具体例は、顧客管理表に「次回案内の希望」「連絡方法」「停止希望」を分けて記録し、希望の有無が曖昧なら送らずに確認する考え方を示しています。
スマートフォンで読みやすい長さに調整し、長い規約文へ埋もれず停止方法が分かるかも確認します。短縮によって重要な条件を削らないようにします。
送信前の五つの確認
- 配信対象として確認した相手か。
- 配信停止済み、連絡不要、すでに予約済みではないか。
- 日付、受付方法、リンク先は正しいか。
- 個人名や健康情報、他人の内容が混ざっていないか。
- 送信時刻、回数、担当者の承認は適切か。
AIの下書き完成と、送信許可は別です。最初は担当者が少数の確認済み対象へ送り、誤送信や行き違いが起きないかを点検します。配信停止の反映が遅れないよう、複数の窓口で受けた希望も共有します。
返信への対応まで決めておく
案内に対して、症状や体調の相談が返ってくる場合があります。自動返信で診断や来院の必要性を決めず、人が確認する窓口へつなぎます。急な体調不良が疑われる内容を、集客の会話として予約へ誘導しないでください。
「今回は利用しません」「連絡を止めてください」という返信には、希望を受け止めて対応します。反応がない人へ回数を増やせばよいと考えず、配信目的と負担を見直します。
会話履歴を記録する場合も、必要な範囲、保存期間、閲覧できる担当者を定めます。自由記述の健康情報を、そのまま販促分析の材料へ転用しない運用にします。
数字を見るなら、予約と配信停止も一緒に見る
送信数、到達、返信、予約、配信停止を区別して記録します。到達や既読が確認できない媒体では、分からないものを推測して埋めません。
予約につながった件数だけでなく、停止希望や問い合わせ対応の負担も確認します。予約後の実来院とは別に数え、来院数の変化を施術効果の証拠にしません。
少人数への配信では、偶然や季節の影響も大きくなります。文章を一度変えて反応が上がっただけで「AIで再来院率が改善した」と断定せず、同じ定義で継続して振り返ります。
よくある質問
Q. どれくらいの間隔で送ればよいですか？
全員に共通する正解はありません。配信への希望、目的、これまでの連絡状況を踏まえて決めます。個別の来院間隔はAIに判断させません。
Q. 以前の症状を入れた方が親切ではありませんか？
通知画面などから健康情報が伝わる場合があります。一般の再来院案内には不要な詳細を入れず、必要な相談は確認した個別窓口で扱います。
Q. 返信がない人へ何度も送ってよいですか？
反応のなさを追加配信への同意と考えないでください。希望や停止状況を確認し、過剰な連絡にならない回数を決めます。
Q. AIに来院が必要そうな人を選ばせられますか？
症状や推測から医療上の必要性を判断させません。配信対象は目的と本人の希望を踏まえて人が決め、健康上の判断と販促を分けます。
まとめ：再来院を迫るより、相談しやすい入口をつくる
再来院の案内は、効果や回数を約束せず、本人が必要なときに行動できる情報を届けます。AIは下書きに使い、対象、内容、送信を人が確認しましょう。FUJI PRESSでは、富士市の整体院の連絡文を、無理な勧誘にならない実務の流れから一緒に整理します。