要点
- AI要約では、決定事項、未確認事項、担当者、期限、相談者の発言、事務所の提案を分けます。
- 正式記録にする前に許可された原記録と照合し、数字、固有名詞、否定表現、期限、話者を人が確認します。
- 録音や文字起こしは必要性、説明と同意、閲覧権限、保存期間、削除方法を事前に決めます。
面談が終わった直後は、話した内容をよく覚えている。それでも電話が入り、別の案件に対応し、夕方になってメモを書こうとすると、「この日付は確定だったか」「誰が資料を送る約束だったか」が曖昧になることがあります。
士業事務所の記録は、単なる会話の要約ではありません。相談者が話した事実、専門家が説明したこと、合意したこと、まだ確認できていないこと、次の担当者と期限を区別して残す業務記録です。AIは、走り書きや許可を得た文字起こしを読みやすく整理し、抜けや曖昧さを見つける助けになります。ただし、記録の正確さを保証するものではありません。
この記事では、初回相談と顧問先との定例面談の具体例2件を使い、AI要約の手順、録音や個人情報の扱い、記録をチームで活用する方法を説明します。例は運用を示す想定で、実際の事務所・案件の記録ではありません。
結論：要約より先に、記録の区分を決める
AIへ「要約してください」とだけ頼むと、決定事項と推測、相手の発言と担当者の解釈が一つの文章に混ざることがあります。出力形式を先に決め、少なくとも次の項目を分けて記録します。
- 相談者が述べた事実：原資料や相手の説明で確認できる内容
- 専門家の説明：面談で実際に伝えた内容
- 決定事項・合意：双方が確認した次の行動
- 未確認事項：追加の資料や確認が必要な点
- 担当者・期限：誰が、いつまでに、何をするか
- 次回確認事項：次の面談や連絡で扱うこと
「推測しない」「不明は不明のまま残す」「発言者が分からなければ要確認とする」と指示し、人が原メモと照合して確定します。
具体例1：初回相談後の記録を作る
想定する場面
相続について初めて相談した方との面談が終わり、担当者の手元には箇条書きのメモがあります。相談者は「戸籍を取り寄せている」「来月までに方向性を考えたい」と話した一方、関係者の人数や必要書類はまだ確認中です。
元メモの整理例
「相続の相談。戸籍を集めている。来月までに方針を決めたいとのこと。財産一覧はまだ。次回、持っている書類を見せる。こちらで手続き調べる？ 期限確認。」
AIに頼む出力形式
- 相談者が述べた内容（確定した事実と、希望を分ける）
- 面談で説明した内容（メモにある範囲のみ）
- 合意した次の行動（相談者と事務所を分ける）
- 未確認事項（相続関係、期限、書類など）
- 担当者と期限（メモから確認できなければ「未設定」）
- 次回面談で確認する質問
この場合、「来月までに手続きを完了する」と要約してはいけません。メモにあるのは「来月までに方向性を考えたい」という希望であり、完了期限の合意ではありません。また、「戸籍を取り寄せている」を「戸籍一式を取得済み」と書き換えることも避けます。意味を整えながら、元の情報を強めないことが大切です。
人が確定する箇所
担当者は、日付、期限、資料の名称、誰が何を行うかを元メモや面談記録と照合します。AIの要約をそのまま案件記録に保存せず、修正した人と確認日時を残します。曖昧な期限は、相談者へ確認するタスクとして登録し、確定済みの予定に変換しません。
具体例2：顧問先との定例面談を次の業務につなげる
想定する場面
小規模事業者との月次面談で、必要資料の受領状況、今月の変更点、次回までの作業を確認した想定です。面談中に担当者がメモを取り、許可された録音から文字起こしを作成したとします。
記録の構成例
AIには記録の見出しを整え、未設定の担当者や期限を「空欄／要確認」として示させます。面談で話題になったことを、実行が決まったタスクとして誤登録しないようにします。「検討する」「確認する」「実施する」は意味が違います。次回までに何をするか合意していなければ、その状態を正確に残し、後から担当者が確認します。
録音と文字起こしの前に
録音を利用する場合は、何のために記録するのか、どこに保存するのか、誰が確認するのか、いつ削除するのかを決め、必要な説明と同意の手順を整えます。文字起こしサービスを使う場合は、録音データやテキストの保存、学習利用、アクセス権限、削除条件を確認します。録音に同意しない相手に対しても、手書きメモなど代替手段を用意します。
AI要約の実務ワークフロー
1. 目的と情報範囲を決める
要約を何に使うのか（担当者間の引き継ぎ、面談後の確認メール、案件管理など）を決めます。目的に不要な情報は記録せず、共有範囲を必要な担当者に限定します。
2. 入力前に情報を見直す
実データを外部AIへ入れる必要があるかを先に判断します。架空データで型を作れるならそれを使い、実データを扱う場合は事務所の承認済みサービスと入力ルールに従います。氏名を置換しても、日付や出来事の組み合わせで個人が特定される可能性があります。
3. 固定フォーマットで下書きを作る
「記載された情報以外を追加しない」「事実・希望・専門家の見解・推測を分ける」「数字と日付は原文を保持する」「担当者や期限が不明なら作らない」と指定します。
4. 原記録と照合する
人が音声・メモ・資料を確認し、誤認識、話者の取り違え、否定表現の抜け、数字の誤り、前後関係の混同を確認します。重要な日付や金額は、AI要約だけで確定しません。
5. 承認・保存・共有する
確認者が承認した後に正式記録として保存します。下書きと確定版を区別し、修正履歴、確認日時、保存場所、削除予定を管理します。顧客へ共有する要約は、内部メモとは別に作成・確認します。
どんな情報を記録し、何を残さないか
記録は、後の担当者が状況を正しく理解し、約束を果たすために必要な範囲に留めます。関係のない雑談や第三者の個人情報を詳細に残す必要があるかを考えます。反対に、誰が何をいつまでに行うか、未確認事項は何かなど、業務に必要な記録を省きすぎると引き継ぎで困ります。
保存期間、アクセス権限、外部共有の方法は、事務所の業務分野、契約、法令、所属団体の規程に合わせて決めます。AIサービスに個人情報を入力する場合は、個人情報保護委員会の生成AI注意喚起や通則編ガイドラインを確認し、利用目的、安全管理、委託先の取扱いを踏まえます。個人情報保護委員会・生成AIの注意喚起 個人情報保護委員会・通則編
IPAは生成AI利用時のセキュリティ上の注意点として、クラウドAIに営業秘密を入力しないことなどを案内しています。事務所の承認を得ていないAIに面談記録や録音データを投入せず、用途・保存・学習・削除条件を確認してください。IPA「AI利用者のためのセキュリティ豆知識」
記録を活かすための確認リスト
記録の目的と閲覧できる担当者を決めた
発言者、事実、希望、専門家の説明を区別した
決定事項と検討事項を混同していない
日付、金額、期限、資料名を原記録と照合した
担当者と期限が不明な項目を勝手に設定していない
顧客へ共有する文書は内部メモとは別に確認した
録音・文字起こしの目的、同意、保存・削除を整えた
AIの出力、修正者、承認日時を追跡できる
よくある質問
Q. 面談を録音してAIに要約させてもよいですか？
録音・文字起こしの必要性、説明と同意、利用するサービスの条件、保存・削除、閲覧権限を事務所のルールに沿って確認します。技術的に可能であることだけで実施を決めず、録音しない選択肢も用意してください。
Q. AIが話者や数字を間違えた場合は？
要約を正式記録として確定する前に、元のメモや録音など許可された原記録と照合し、修正者と修正内容を残します。不明なものは推測で確定せず、担当者に確認します。
Q. すべての面談を同じ様式にできますか？
共通の見出しは使えますが、分野や面談目的によって必要項目は異なります。共通部分と業務別項目を分け、不要な情報を過剰に記録しない設計にします。
Q. 要約データはいつ削除しますか？
原記録、文字起こし、AI要約、正式記録を分け、業務上の必要性と事務所の保存ルールに基づいて期限を決めます。不要になった一時データは、担当者が削除結果を確認します。
まとめ：記録は、次の担当者への思いやり
よい面談メモは、会話を長く書き写した記録ではありません。相談者が話したこと、事務所が約束したこと、まだ分からないこと、次に誰が動くかが、後から読んだ人にも伝わる記録です。AIは文章を整え、抜けを見つける手伝いができます。しかし、何が合意で何が未確定かを決め、記録を確定するのは人です。
まずは一つの面談で、決定事項・未確認事項・担当者・期限の四項目だけを試してください。原記録との照合を続け、修正にかかる時間や引き継ぎの質問がどう変わるかを見ます。丁寧な記録があれば、相談者に同じ説明を何度もさせずに済みます。そこに生まれる安心は、AIの速さではなく、人が責任を持って記録を扱う姿勢から生まれます。
参考：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」、IPA「AI利用者のためのセキュリティ豆知識」。