宴会の問い合わせでは、希望日時と人数だけでなく、予算、料理、飲み放題、席、アレルギー、駐車場、支払い方法まで確認が必要です。電話やLINEチャットだけで順番に聞くと、確認漏れや担当者ごとの案内差が起こりやすくなります。
要点
- LINEフォームは宴会予約の確定ではなく、空席確認に必要な情報をそろえる入口です。
- 人数、日時、予算、料理、飲み物、アレルギー、連絡先を店舗が確認してから確定します。
- 変更履歴と担当者を残し、電話・LINE・店頭の回答を一つの台帳へ集約します。
結論：LINEは「予約確定」ではなく「確認に必要な情報をそろえる入口」にする
宴会問い合わせのLINE化で最初に決めるべきことは、フォームの項目数ではありません。次の3段階を分けることです。
- 問い合わせ受付：お客様が希望条件を送る
- 店舗確認：空席、料理、料金、対応可否を確認する
- 予約確定：店舗が確定条件とキャンセル規定を案内し、お客様が同意する
この区分を明示すると、「送信したから席が取れた」という誤解を防ぎやすくなります。
プロラインフリー公式サイトでは、フォーム回答をタグ化し、回答内容に応じて案内を分けられる機能が紹介されています。また、友だちのタグ・属性・行動履歴を確認しながら個別対応することもできます。[1]
宴会問い合わせフォームに入れる基本項目
最初のフォームは、見積もり前の判断に必要な項目だけに絞ります。
- 希望日と開始時刻
- 人数（大人・子ども）
- 利用目的
- 1人あたりの希望予算
- 料理と飲み放題の希望
- 席の希望
- アレルギー・食事制限の有無
- 駐車場や送迎に関する確認
- 支払い方法・領収書の希望
- 担当者名と連絡先
- その他の相談事項
プロラインフリーの登録フォームでは、自由記述、ラジオボタン、プルダウン、チェックボックス、日付、電話番号などの形式を利用でき、必要な質問を必須項目に設定できます。フォーム回答者を指定したシナリオへ移動する設定も案内されています。[2]
ただし、アレルギー対応や貸切可否など、店舗確認が必要な項目をフォームだけで自動承認しないことが重要です。
具体例1：富士駅周辺で20名の会社宴会
問い合わせ内容
富士市内の会社から、金曜日19時開始、20名、1人5,000円前後の宴会相談が入る想定です。参加者の一部は電車で来店し、幹事は領収書と終了予定時刻も確認したい状況です。
LINEで入力してもらう内容
自動返信の文例
お問い合わせありがとうございます。現在は「受付」の段階で、予約はまだ確定していません。空席、料理内容、アレルギー対応、料金を確認し、営業時間内に担当者からLINEでご連絡します。
店舗側の処理
- 「会社宴会」「20名」「見積もり前」などの管理用タグを付ける
- 予約台帳で空席を確認する
- 厨房責任者にアレルギー対応の可否を確認する
- コース料金、飲み放題時間、領収書対応をまとめて返信する
- お客様の同意後に予約台帳へ確定内容を記録する
富士駅周辺の店舗では、入口、駅からの経路、ラストオーダー、退店時刻も一緒に案内すると、幹事が参加者へ共有しやすくなります。
具体例2：郊外店で35名のスポーツ団体の食事会
問い合わせ内容
大会後の日曜日17時から、大人25名・子ども10名で食事会を希望する想定です。複数台の車で来店し、子ども向け料理、駐車場所、人数変更期限を確認したい状況です。
LINEで入力してもらう内容
自動返信の文例
お問い合わせを受け付けました。駐車場、座席、料理、アレルギー対応を店舗で確認します。この時点では予約確定ではありません。人数変更の期限とキャンセル条件を含め、担当者から正式な条件をご案内します。
店舗側の処理
- 「団体利用」「子どもあり」「駐車場確認」「アレルギー確認」の状態を記録する
- 普通車とマイクロバスの駐車可否を確認する
- 大人用・子ども用の料理内容と提供順を決める
- 人数変更期限、最低保証人数、キャンセル条件を提示する
- 確定後は当日の責任者名と緊急連絡先を予約台帳へ残す
郊外店では「駐車場あり」だけでなく、利用可能台数、入口、駐車区画、大型車の可否まで確認します。フォームで希望を受けても、現地条件を確認する前に利用可能と回答しないことが重要です。
プロラインフリーで作る流れ
1. リッチメニューからフォームへ案内する
「宴会相談」のボタンを設け、宴会問い合わせ専用フォームへ誘導します。LINE公式アカウントでは、リッチメニューやあいさつメッセージで予約・問い合わせ方法を周知する方法が公式に案内されています。[3]
2. 回答後に受付メッセージを送る
受付完了、未確定であること、回答予定時間、急ぎの場合の連絡方法を表示します。「24時間以内」など、店舗が守れない時間を約束しないようにします。
3. 回答内容で状態を分ける
例として「10名以上」「アレルギーあり」「駐車場確認」「見積もり前」などのタグを使います。プロラインフリーの友だち管理では、属性タグを使ったグループ分けや、登録シナリオ・友だち追加日などによる絞り込みが案内されています。[4]
4. 最終確認は担当者が行う
料金、空席、アレルギー、貸切、キャンセル、返金、請求書払いは自動確定しません。担当者が予約台帳、最新メニュー、営業時間、厨房の対応可否と照合します。
そのまま使える運用ルール
- フォーム送信は「問い合わせ受付」と表示する
- 予約確定者と確定日時を予約台帳に残す
- 料金・料理・営業時間の正本を一つに決める
- アレルギーは詳細を個別確認し、安易に対応可能と回答しない
- 個人情報を閲覧できる担当者と保存期間を決める
- 満席、臨時休業、誤案内時にフォームや配信を止める担当者を決める
- スマートフォンで入力、送信、返信、修正、期限切れまでテストする
効果の測り方
導入前後を比較するときは、売上だけでなく次の数字を記録します。
「反応10件」ではなく、「問い合わせ10件、見積もり7件、予約確定4件、実利用3件」のように段階を分けます。件数には対象期間を付け、取得できない数字を推測で埋めません。
まとめ
宴会問い合わせをLINEで整理する目的は、予約を完全自動化することではなく、店舗とお客様の確認漏れを減らすことです。
まずは、希望日時、人数、予算、料理、アレルギー、駐車場、支払い方法をフォームで受け取り、店舗確認後に正式回答する流れを作ります。会社宴会と団体利用のように確認事項が違う場合も、回答内容を整理して担当者へつなげれば、案内のばらつきを抑えやすくなります。
プロラインフリーを試す場合は、いきなり全顧客へ公開せず、店主やスタッフのテスト用アカウントで入力から予約台帳への記録まで確認してください。
Q. フォーム送信で席を確保できますか？
Q. アレルギー対応を自動で回答してもよいですか？
参考情報
確認日：2026年9月26日。機能、料金、画面、仕様は変更される可能性があります。導入時は各公式サイトの最新情報をご確認ください。
渡邉 泰弘｜FUJI PRESS代表。富士市で飲食店経営に携わり、Webマーケティング、MEO・Instagram運用、AI・SaaS開発に取り組んでいます。
運用上の確認
仮受付番号を付け、回答期限と確定方法を自動返信へ明記します。人数変更、貸切条件、キャンセル、アレルギーは自動回答で約束せず、責任者が台帳と現場条件を確認します。
よくある質問
Q. フォーム送信で席は確保されますか？
いいえ。仮受付であることを示し、店舗が空席と条件を確認した後に確定連絡を送ります。
Q. 宴会人数が変わった場合はどうしますか？
変更前後、連絡時刻、担当者を台帳へ残し、料理数、席、料金、期限を再確認します。
Q. アレルギー対応を自動回答できますか？
受付と整理までに留め、原材料や調理環境を厨房担当者が確認して回答します。
Q. 電話問い合わせもLINEへ統一しますか？
無理に窓口を一つにせず、最終的な予約台帳を一つにして、どの窓口からでも同じ確認項目を残します。