AIに店舗のことを質問しても、参照情報が散らばっていれば正確な回答はできません。営業時間はWebサイト、価格は紙メニュー、予約ルールはスタッフの記憶という状態では、AI以前に正本が曖昧です。Notionは情報を種類ごとに整理し、更新履歴と担当を持たせる土台になります。
要点
- 情報ごとに正本、更新担当、適用日、状態を持たせます。
- 公開、社内、顧客別に閲覧権限を分け、共有範囲を定期確認します。
- AIには承認済みのビューだけを参照させ、古い情報を回答に使わせない設計にします。
結論：AI用資料を増やす前に正本を決める
最初から大規模な社内Wikiを作る必要はありません。営業時間、アクセス、商品・サービス、予約ルール、FAQ、業務手順の6分類から始めます。各情報に内容、情報源、確認者、更新日、公開範囲を持たせ、AIは確認済み情報だけを参照します。
店舗情報の分け方
基本情報
店名、住所、電話、営業時間、定休日、アクセス、駐車場です。WebサイトやGoogleビジネスプロフィールと表記を揃えます。
商品・サービス
名称、価格、提供条件、販売期間、注意事項を管理します。価格変更時に古いページが残らないよう正本を一つにします。
予約・変更ルール
受付経路、確定条件、変更・取消、遅刻時対応を記録します。スタッフ用内部手順とお客様向け説明を分けます。
FAQ
よく聞かれる質問、確認済み回答、根拠、更新日をまとめます。根拠がない回答は公開しません。
業務手順
開店、閉店、発注、投稿、問い合わせ対応を手順化し、権限や承認が必要な操作を明記します。
Notionでの作成手順
1. 一枚の案内ページから始める
店舗情報の入口ページを作り、各分類へのリンクを置きます。細かい階層を作りすぎません。
2. 共通項目を作る
タイトル、分類、状態、公開範囲、情報源、責任者、確認日、次回確認日を持たせます。状態は「作成中・確認待ち・確認済み・停止」に分けます。
3. 確認済みだけをAIへ渡す
作成中メモや古い資料を同時に参照すると回答が混ざります。AI用ビューは確認済みに絞ります。
4. 編集権限を分ける
閲覧者が多くても、価格や営業時間を変更できる人は限定します。公開、スタッフ限定、責任者限定を分け、顧客情報は別管理にします。
5. 更新担当を決める
営業時間変更なら、誰がNotionを直し、誰がWebやGoogleビジネスプロフィールへ反映するか決めます。担当と状態を記録し、二重処理を防ぎます。
想定例：営業時間情報
入力：通常営業時間は確認済み、来月に臨時休業あり、情報源は責任者確認、公開先はWeb・Googleビジネスプロフィール・店頭。
AI出力例：
- お客様向け案内文の候補
- 反映が必要な公開先
- 未反映の場所
- 責任者の最終確認項目
AIに直接公開させず、各公開先の担当者が内容と日付を確認します。これは想定例です。
コピーできる依頼文
以下の店舗情報をNotionへ整理するため分類してください。
分類は、基本情報、商品・サービス、予約ルール、FAQ、業務手順、要確認です。
各項目に、内容、情報源、責任者、公開範囲、確認状態、更新日、次回確認日を付けてください。
矛盾する情報は統合せず両方を示し「責任者確認」としてください。記載のない価格、営業時間、サービスは作らず、顧客情報は除外してください。
元情報：［内容］AIが参照しやすい書き方
一ページに異なるルールを詰め込まず、見出しと結論を明確にします。「場合による」だけで終わらず条件と確認先を書きます。日付を含む情報には有効期間を付け、画像だけでなく重要事項はテキストでも残します。
失敗と人の判断
情報を複数ページへコピーすると、どれが最新か分かりません。正本を一つにし、他はリンク参照にします。AIや自動化には削除・公開権限を与えず、下書き作成までにします。誤情報を見つけたら「停止」にし、AI参照から外します。同期の再実行時はページIDと更新日時を確認し、同じ情報を二重作成しません。
最小構成で始めるデータ設計
一件の情報を小さく保つ
一つのページに営業時間、価格、予約条件をすべて混ぜると、どの部分をいつ確認したか分かりにくくなります。変更単位が異なる情報は分け、各項目に情報源、確認者、確認日、有効期間を持たせます。一方で同じ営業時間を複数ページへ複製せず、一つの正本から参照します。
AI用ビューを分離する
スタッフのメモ、検討中の案、過去情報を含む全件ビューと、確認済みだけのAI参照ビューを分けます。AI用ビューには、利用目的に不要な顧客情報、人事情報、内部連絡先を含めません。価格や営業時間の編集は責任者に限定し、AIには閲覧と下書き作成だけを許可します。
運用点検では、①同じ内容の正本が複数ないか、②確認済み以外がAI参照に入っていないか、③期限切れ情報がないか、④責任者不在の項目がないか、⑤公開範囲が適切か、⑥更新処理が二重実行されていないかを確認します。誤情報が見つかったら状態を「停止」にし、参照対象から外してから修正します。
よくある質問
Q. 何から登録しますか？
問い合わせ頻度が高く影響が大きい営業時間、予約、価格、アクセスからです。
Q. 顧客情報も同じ場所ですか？
分けます。公開・業務情報と個人情報では必要な権限が異なります。
Q. AIに全ページを見せますか？
不要です。確認済みで目的に合うページだけを参照させます。
Q. 古い情報は削除しますか？
履歴が必要ならアーカイブし、現行情報と分け、参照対象から外します。
まとめ
AI活用の精度は参照情報の品質で決まります。Notionに正本、確認状態、責任者、公開範囲を整え、確認済み情報だけをAIに渡します。