「この部品を作れますか」という問い合わせに、材質、寸法、数量、希望納期を確認する。回答を待ち、図面を受け取り、技術担当へ回す。小さな会社では、この窓口業務を営業や経営者が兼ねていることもあるでしょう。
独自型チャットボットの役割は、技術者に代わって加工可否を決めることではありません。問い合わせる側が何を伝えればよいか分かるようにし、社内へ必要な情報を渡すことです。
要点
- 公開できる加工能力と、見積もりに必要な機密情報を分けて扱います。
- AIは要件整理までとし、加工可否・価格・納期の確定は担当者が行います。
- 図面や取引先情報は閲覧範囲、保存期間、削除手順を先に決めます。
結論：公開情報の案内と、個別案件の判断を分ける
取り扱い分野、公開している設備概要、問い合わせ方法などは案内できます。一方、特定の図面への対応可否、公差の保証、納期、価格は、担当者が条件を確認して判断します。
「この会社へ相談してよいか」が分かる案内と、「受注できる」という確約は別です。 この境界を設計すると、過剰な約束を避けながら入口を整えられます。
想定例：急ぎの加工相談を受ける
富士市の架空の加工会社で、公開情報に「金属部品の加工相談を受け付ける」と記載されているとします。
利用者から「この材質の部品を来週までに100個作れますか」と聞かれた場合、チャットでは即答しません。対応方針は次のようにします。
「個別の製作可否と納期は、仕様を確認して担当者が回答します。材質、数量、希望納期と、図面の有無をお知らせください。機密資料の送付方法は、正式な窓口でご案内します」
「設備があるので作れます」「通常一週間なので間に合います」といった返答は、案件条件や生産状況を確認していないため不適切です。
最初にチャットへ渡すのは、公開用の資料
案内してよい事業内容
何を相談できる会社か、対象分野、正式な問い合わせ窓口を整理します。設備一覧がある場合も、設備を持つことと、すべての条件で対応できることを混同させません。
個別確認が必要な条件
材質、寸法、数量、必要な精度、納期など、見積もりの前に確認する項目を営業・技術担当で決めます。業種によって必要項目は違うため、一般的なテンプレートをそのまま固定しないでください。
公開してはいけない情報
顧客別の図面、非公開の仕入条件、原価、契約、社内の生産計画などを、公開ボットの知識に混ぜないようにします。公開・限定共有・社内専用で資料と権限を分けます。
問い合わせフォームより会話が向く場面
必要な情報が分かっている取引先には、フォームの方が早い場合があります。一方、初めて相談する人が「図面がまだない」「どの部署に聞けばよいか分からない」と迷う場面には、順番に案内する会話が役立つ可能性があります。
チャットだけに統一せず、通常フォームと電話などの窓口も残します。入力方法を増やす目的は、情報を余計に集めることではなく、相談しやすくすることです。
質問は、営業へ渡す判断に必要な順番で
まず相談分野を聞き、次に分かる範囲の仕様を確認します。「未定」「分からない」も選べるようにします。図面がないだけで一律に会話を終了させず、会社の正式な受付方針に沿って案内しましょう。
連絡先は担当者の回答が必要になった段階で、利用目的を示して受け付けます。図面アップロードを設けるなら、閲覧権限、保存先、保存期間、ファイル検査、削除依頼の扱いを先に決めます。
営業担当へ渡すメモの例
相談区分：部品製作の可否確認
利用者の申告：希望数量100個、希望納期は来週
仕様：一部未確認
図面：有無を確認中
ボットで案内済み：個別の可否・納期・価格は担当者判断
確約した事項：なし
次の対応：所定の安全な窓口で詳細資料を受け付けるこれは想定例です。「来週」は曖昧なため、実際には具体的な希望日を確認します。AIが便宜的に日付を決めたり、見積もり金額を生成したりしないようにしてください。
開発前に営業と技術担当で試すこと
次のような質問で、回答範囲を確認します。
- 公開設備だけでは判断できない加工の相談。
- 既存顧客の案件情報を求める質問。
- 図面なしで価格を確約してほしい依頼。
- 非公開の取引条件を聞く質問。
- 営業時間外の至急対応の依頼。
人が対応する相談を「不合格」にしないことが重要です。必要な情報を集め、適切な担当へ渡せれば役割を果たしています。
導入後は、商談の質と社内の手間を見る
問い合わせ件数が増えても、条件が分からない相談が増えれば現場は忙しくなります。担当者が確認し直した項目、誤った期待を持たせた回答、転送先の間違いなどを見直します。
受注額だけで効果を判断するのも早計です。季節や営業活動などの影響を分けにくいため、まず受付情報の不足と、引き継ぎの分かりやすさを確認しましょう。
よくある質問
Q. 製造業でもチャットボットは使えますか？
公開情報の案内や相談受付には検討できます。高度な技術判断を自動化するかは別の課題で、必要な検証と責任者の判断が必要です。
Q. 図面をAIに読ませれば見積もれますか？
読取と価格決定は別です。仕様の解釈、工程、品質、稼働状況などを確認せず、確定見積もりを出してはいけません。
Q. 社内資料を全部入れた方が詳しく答えられますか？
公開ボットには不適切です。情報の公開範囲を分け、利用者が閲覧してよい資料だけを参照させます。
Q. 最初の対象は何がおすすめですか？
会社概要、対応分野、問い合わせに必要な情報など、既に公開できる内容から始める方法があります。
まとめ：見積もりを自動化する前に、相談の入口を整える
小さな会社に必要なのは、何でも即答するAIより、担当者が判断しやすい状態で相談を渡す仕組みかもしれません。公開情報と案件情報を分け、小さな受付改善から検討しましょう。
FUJI PRESSでは、富士市の会社の業務を聞き、自社向けチャットボットで整理できる部分と、人が判断する部分を一緒に考えます。業種固有の技術判断は各社の担当者が行います。