AI活用を相談する前にまとめたい仕事の困りごと

AI活用を相談したいと思っても、「何を聞けばよいか分からない」「専門用語を知らない」と止まってしまうことがあります。しかし、最初から使うAIやシステム構成を決める必要はありません。

結論は、ツール名ではなく、今の仕事で困る場面を具体的に持っていくことです。どの作業が、いつ、誰にとって負担か、何を間違えると困るかが分かれば、AIを使う部分と使わない部分を一緒に整理できます。

まず「困りごと」を場面で書く

抽象的な言葉を一段具体化する

「集客を自動化したい」ではなく、「Instagram投稿の文章を毎回ゼロから考えている」「Googleマップとホームページの営業時間更新がずれる」のように書きます。「業務効率化したい」なら、転記、検索、確認、集計、返信など、時間がかかる動作へ分けます。

想定例として、富士市の飲食店で「毎朝メニューをInstagramへ出したいが、仕込み中に文章を作れない」という困りごとがあるとします。この場合、完全な自動投稿より、前日にメニュー情報から下書きを作り、当日店主が確認する方法が合うかもしれません。

困る頻度と影響を書く

毎日、週1回、繁忙期だけなど頻度を書きます。時間だけでなく、更新漏れ、誤記、お客様の待ち時間、担当者しか分からない状態も影響です。正確な数字がなければ、「毎週発生」「月末に集中」のような表現で構いません。

現在の手順をそのまま見せる

理想ではなく現状を書く

紙で受ける、LINEで共有する、表計算へ転記する、担当者が確認する、という実際の順番を書きます。整っていないことを隠す必要はありません。AI導入前に手順を変えるだけで解決できる場合もあります。

入力と出力を分ける

何を受け取り、何を作り、どこへ保存・送信するかを整理します。想定例として、入力は商品名と写真、処理は文章作成、出力はInstagramの下書き、最終操作は店主の投稿、という形に分けます。実際の入力項目と確認者は店舗の運用に合わせます。

扱う情報と権限を確認する

顧客名、電話番号、予約、売上、従業員情報、未公開商品など、対象作業に含まれる情報を書きます。すべてを相談資料へ貼る必要はありません。「個人情報を含む可能性がある」と伝えるだけでも、設計が変わります。

現在使っているサービスも一覧にします。Googleマップ、Instagram、LINE公式、ホームページ、予約、POS、Notionなどです。ただし、IDやパスワード、APIキーは相談チャットや資料へ書きません。連携が必要になった段階で、安全な認証方法を確認します。

人に残したい判断を決める

AIが提案し、人が決める範囲

文章の案、分類、要約、チェックリスト作成はAIへ任せやすい作業です。一方、価格変更、予約確定、返金、苦情対応、採用、削除、外部公開は影響が大きいため、人の承認を残すか検討します。

「自動化したい」と「確認をなくしたい」は同じではありません。下書き作成までを自動化するだけでも、負担が減る場合があります。誰が確認し、確認できないときは処理を止めるのかを相談時に伝えます。

予算と期限の伝え方

正確な予算が決まっていなくても、「まず既存サービスで試したい」「初期構築と月々の運用を分けて知りたい」と伝えられます。費用はサービス料金だけでなく、設定、データ整理、連携、保守、スタッフの確認時間に分けて確認します。

期限も「できるだけ早く」ではなく、繁忙期前、店舗改装、メニュー変更など背景を伝えます。急ぐほど、対象作業を一つに絞り、読み取りや下書きから始める方が安全です。

相談前のメモ項目

1. 店舗・事業の内容と対象地域
2. 困っている作業と発生する場面
3. 現在の担当者と手順
4. 頻度、所要時間、よくあるミス
5. 入力情報と作りたい結果
6. 現在使っているサービス
7. 個人情報・機密情報の有無
8. 人が必ず確認したい操作
9. 希望時期と費用の考え方
10. まず試したい小さな範囲

全部を埋める必要はありません。分からない項目は「未定」と書けば、相談時の確認事項になります。

AIで相談メモを作る

適する依頼文は、「以下の仕事の困りごとを、現在の手順、負担、入力、出力、人が確認する点、不明点に分けてください。特定のツールを決めつけず、相談相手へ確認する質問を作ってください」です。

この段階でAIへ顧客の実名や連絡先を渡す必要はありません。例に置き換えるか、情報の種類だけを伝えます。AIが存在しない機能や料金を示す可能性があるため、最新条件は提供元の公式情報や相談先へ確認します。

相談先を見るポイント

すぐに大きなシステムを勧めるかではなく、現状の手順を聞き、AIを使わない選択肢も含めて説明するかを見ます。公式の連携方法、データの保存先、権限、エラー時の停止、保守、解約時の移行について質問します。

FUJI PRESSは、富士市の地域店舗に対し、何にAIを使うか分からない段階から仕事を聞き、Web、MEO、Instagram、AI・Web開発を横断して整理できる地域の技術パートナーを目指します。

注意点：秘密情報をそのまま共有しない

相談段階では、パスワード、APIキー、顧客一覧、未公開の詳細データを渡しません。必要になった場合は、権限を限定した認証やテストデータを使います。契約、個人情報、会計、健康など専門判断が必要な領域は、担当専門家や責任者の確認を残します。

よくある質問

関連記事と公式情報

• 関連記事：AI自動化サービスを選ぶときの確認事項
• 公式情報：経済産業省 AI事業者ガイドライン

まとめ

AI相談の準備で必要なのは、専門用語ではなく、今の仕事の困りごとです。場面、頻度、手順、情報、人の判断を整理すれば、過剰な仕組みを避けやすくなります。空欄があっても構いません。まず一つの困りごとを、その作業が始まって終わるまで書いてください。

何にAIを使えるか分からない段階でも大丈夫。今のお仕事やお困りごとを聞きながら一緒に整理できます。AI活用について相談してみる

著者

渡邉 泰弘。富士市で飲食店を経営しながら、Webマーケティング、MEO、Instagram、AI・Web開発に取り組んでいます。Next.js、Python、OpenAI、APIを使い、地域店舗の仕事を整理します。